Nous vous détaillons une étude de cas sur la mise en place d’un outil de gestion logistique à destination de la ville d’Yverdon-Les-Bains

C’est une excellente illustration du  “développement agile et du déploiement continu” avec des technologies open-source telle que nous le pratiquons chez ThirdBrain SA.

Ces opérations vont impliquer des centaines de bénévoles, employés de mairie, restaurateurs, et magasins de la ville. 

L’ensemble des opérations est coordonné via un logiciel développé par ThirdBrain SA. Nous compterons jusqu’à 150 personnes impliquées autour de nos logiciels en temps réel à un moment donné via desktop et téléphones portables.

Ce logiciel permet de centraliser les informations de livraison, ventiler les livraisons, les suivre, et consolider au niveau statistique les actions pour permettre aux politiques des prises de décisions.

Les opérations vont permettre d’aider les personnes les plus fragiles en mars 2020 puis l’année suivante de janvier à avril 2021, permettre à une vingtaine de restaurants de développer 500’000 CHF de chiffre d’affaire additionnels grâce aux livraisons effectuées par des employés de la commune d’Yverdon-Les-Bains (VD. Suisse).

A l’appel de la commune, ThirdBrain SA va développer un prototype opérationnel en quelques jours puis le développer de manière continue sur presque un an en lien étroit avec les utilisateurs (bénévoles, services de la mairie) pour en faire un vrai outil de gestion de livraison qui permettra de gérer jusqu’à 2’000 couverts par jour en heure de pointe et développer plus de 500’000 CHF de chiffre d’affaire additionnels pour une vingtaine de restaurateurs.

La première application est developpée en 5 jours et est opérationnel le 6éme jour

Aucun logiciel sur le marché permet de coller à un objectif très simple dans le timing voulu (quelques jours) : prévenir facilement tout les acteurs (préparateur, livreur, administrateur) en respectant à la lettre les consignes données par la mairie. 

Les solutions existantes nécessitent un temps de déploiement supérieur à 5 jours pour la plupart et un temps de formation associé. Nous n’avons ni le temps de déploiement, ni le temps de formation. 

Nous choisissons donc de nous passer de solutions existantes mais aussi de framework PHP – par expérience les framework  ont toujours un temps d’adaptation plus ou moins longs à vos exigences –, de partir sur du PHP/MySQL  “nu” mais avec le couple Boostrap 4 / Jquery qui permet à partir de template gratuit disponible sur internet d’avoir déja une UX “correcte”. 

Dans notre cas, le plus important est de pouvoir contacter tout les acteurs (préparateurs, livreurs, magasins, clients) de manière sûre – c’est le SMS qui est choisi au détriment de l’EMAIL jugé trop peu sûr.

Notons aussi qu’un nouveau domaine qui tirerait des emails en quantité rapidement serait automatiquement et rapidement classé comme spammeur. Il faudrait “chauffer” nos serveurs de tir d’email et nous en avons pas le temps. C’est aussi l’origine du choix du SMS comme unique vecteur de communication qui sera doublé en fin de projet par un secours par email en cas d’indisponibilité de la passerelle SMS (ce qui est arrivé partiellement 1 fois en 1 an).

Chaque jour à 22 heures, un SMS part à tout les participants pour leur demander leur feedback sur l’application et l’organisation. Ils répondent via un formulaire sur le site.

Nous mettons en place une “boucle de rétro-action” pour alimenter nos améliorations continues en impliquant directement les utilisateurs eux-même de l’application. Ils renvoient des feedbacks dans la nuit. Le matin, les programmeurs dépilent le log de feedbacks et priorisent les éléments à corriger “en flux tendu”. Nous priorisons par défaut toutes les opérations qui prennent moins que la journée pour les déployer le soir-même en production. Les améliorations plus importantes sont mises dans un backlog géré lors de séances avec les administrateurs qui priorisent.

Très peu de bug car chaque script PHP ne fait qu’une seule chose

L’application PHP est découpée en des centaines de mini scripts qui n’ont généralement qu’une seule et unique tâche. Les accès à la base MYSQL sont frugaux et minimaux : interdiction des requetes trop lourdes, attaque par des select simple etc..

L’idée est de pouvoir intervenir sur un seul script SANS devoir retester tout ce qui marche à chaque fois.

L’application est stable, gérée par du versioning GIT classique .

Pendant plusieurs mois nous allons déployer TOUT les soirs pour améliorer les fonctionnalités, la vitesse, anticiper des soucis à venir ou répondre à des nouveaux besoins.

Nous maitrisons aussi l’hébergement de notre coté grâce à notre partenaire UPCLOUD dont les applicatifs sont nettement plus abordables et stables que leurs équivalents AMAZON.

ETUDE DE CAS DES PROJETS “VILLE d’YVERDON SOLIDAIRE ” 
et “ASSIETTES SOLIDAIRES“
REALISEE PAR THIRDBRAIN SA 
en collaboration avec la ville d’ YVERDON-LES-BAINS en 2020 et 2021

Le projet est un succès total au niveau technique (et politique) car plusieurs éléments se conjuguent :

1 – Confiance du décideur dans le technicien. Les interfaces doivent pouvoir simplifier le travail des personnes qui utilisent l’application mais le décideur ne se mêle pas des détails visuels et techniques mis en place. “Il fait confiance” par défaut. Le technicien éxécute en comprenant la stratégie puis corrige sous la seule pression des  utilisateurs de l’application.

2 – Les ambitions sont mesurées et phasées c’est à dire qu’on vise toujours “un peu plus” mais le minima pour pouvoir opérer par un commun accord entre les utilisateurs de l’application et son développeur.

3 – Intégration / Fusion des équipes :  Tout le monde fait partie de la même équipe et est concerné par le résultat. Personne n’est “client” du résultat mais tout le monde est partie prenante de la solution. Dans ce cas précis, les utilisateurs seront la force de proposition numéro 1 pris en compte et au final ceux qui ont décidé où allait l’application.

Vous avez un projet qui nécessite des qualités de réactivité similaires ? Vous voulez un devis ? des idées ? un conseil sur la manière d’avancer….prenons un moment ensemble.

Pierre Jean Duvivier, directeur de ThirdBrain SA , entreprise suisse active depuis 2012, vous invite pour un premier entretien de 45 minutes.

Utilisez l’application au dessous ou contactez-moi au 078 682 78 74 ou via email au pierre.jean.duvivier@thirdbrain.ch

Nous développons des applications et sites internets avec nos clients pour nos clients. 

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en collaboration avec la ville d’Yverdon-Les-Bains

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